Devis, relances, point du matin : une journée avec un assistant IA

Loin des démonstrations

On parle beaucoup d’intelligence artificielle, rarement de ce qu’elle change entre 8 h et 18 h. Les démonstrations montrent des prouesses : un site créé en une minute, une image spectaculaire, un texte de dix pages. Votre journée, elle, est faite d’autre chose : des emails, des devis, des rendez-vous, des factures, des relances, et la sensation permanente d’oublier quelque chose.

Voici une journée ordinaire d’indépendant, avec un assistant IA installé sur son ordinateur et réglé sur son métier. Rien d’exceptionnel : c’est justement le but. L’exemple suit un consultant qui travaille seul, mais la même journée vaut pour une architecte d’intérieur, un formateur, une agence de deux personnes ou un artisan qui fait ses devis le soir.

8 h 30 : le point du matin

Vous ouvrez votre ordinateur et tapez un mot. Votre assistant a lu vos emails de la nuit et vous résume la situation en dix lignes :

• trois messages attendent une réponse, dont un client qui demande un devis ;
• un rendez-vous à 14 h, avec le dossier du client rappelé en deux lignes ;
• une facture arrive à échéance vendredi ;
• un prospect relancé il y a une semaine n’a toujours pas répondu ;
• et la première chose à faire : répondre à la demande de devis, parce qu’elle date d’hier soir.

Pour chaque message, il propose une réponse écrite dans votre ton. Vous en validez deux d’un mot, vous reprenez la troisième à la main parce qu’elle demande un peu de diplomatie. Les newsletters et les notifications ne sont même pas montrées : elles n’appellent aucune action.

Ce qui change, ce n’est pas seulement le temps gagné à trier. C’est que vous commencez la journée en sachant où vous allez, au lieu de la commencer dans votre boîte mail.

9 h 15 : le devis

Vous tapez « devis » et vous donnez vos notes, comme elles viennent : le besoin du client, le périmètre, le délai, une remise éventuelle. L’assistant rédige le devis dans votre modèle, avec vos intitulés, vos tarifs et vos conditions de paiement. Il fait les calculs, la TVA ou sa mention d’exonération, et numérote le document à la suite du précédent.

Vous recevez un document Word ou PDF. Vous relisez, vous corrigez une ligne, vous dites oui : il l’envoie sur votre geste, avec un message d’accompagnement court, et note de relancer le client dans sept jours s’il n’a pas répondu.

Ce qui vous prenait une soirée tient dans le temps d’un café. Et surtout, le devis part le jour même : un prospect qui reçoit une proposition claire en quelques heures n’a pas le temps de demander ailleurs.

10 h : les factures et les justificatifs

Des factures de fournisseurs arrivent par email, en pièce jointe. D’habitude, elles s’entassent jusqu’à la fin du mois, quand votre expert-comptable vous les réclame.

L’assistant les repère dans votre boîte, les renomme de façon lisible (la date, le fournisseur, le montant) et les range dans le dossier du mois. Il tient à jour le tableau de vos dépenses. En fin de mois, il vous dit ce qui manque avant l’envoi à votre comptable.

Il ne fait pas votre comptabilité et ne vous donne pas de conseil fiscal. Il range, il signale, il prépare. Votre comptable reçoit un dossier complet au lieu d’une chasse au trésor.

11 h : une question, une réponse

Un fournisseur vous rappelle un échange du printemps : il pense que vous aviez accepté une hausse de tarif. Vous demandez à votre assistant ce qui avait été décidé, et pourquoi.

Il le retrouve dans sa mémoire écrite : la décision, sa date, sa raison, et le message qui l’avait confirmée. Vous n’aviez accepté la hausse qu’à partir de la commande suivante. Vous n’avez rien eu à chercher, et vous répondez avec assurance.

C’est l’un des usages les plus sous-estimés d’un assistant installé. Une IA en ligne ne garde pas la trace de vos décisions d’il y a six mois. Un assistant qui tient un journal, si : une ligne par décision, avec son pourquoi, que vous pouvez relire vous-même.

12 h 30 : le contenu de la semaine

Vous publiez sur LinkedIn une fois par semaine, quand vous y pensez. Aujourd’hui, vous notez une idée en deux phrases pendant la pause : un client vous a posé une question que tout le monde se pose.

L’assistant écrit le premier jet du post, dans votre voix, parce qu’il a lu ce que vous publiez déjà. Il propose deux accroches. Vous gardez la deuxième, vous changez un mot, vous publiez vous-même quand vous le décidez.

14 h : le rendez-vous

Avant d’ouvrir la visio, vous tapez le nom du client. L’assistant vous rappelle en quelques lignes où en est le dossier, ce qui a été promis la dernière fois, la facture en attente et la question que vous vouliez lui poser.

Après le rendez-vous, vous tapez vos notes en vrac. Il en fait un compte rendu propre : les décisions, qui fait quoi, pour quand. Le compte rendu part après votre relecture, et les échéances que vous avez prises entrent dans la liste de ce qui attend. Personne n’aura à se souvenir de « ce qu’on avait dit ».

15 h 30 : la facture impayée

Une facture a dépassé son échéance de quinze jours. C’est la tâche que tout le monde repousse, parce qu’elle est désagréable.

L’assistant prépare une relance adaptée au retard : courtoise au premier rappel, plus ferme au deuxième, avec le rappel des pénalités prévues par vos conditions au troisième. Il joint la facture et ses références. Vous choisissez le ton, vous validez, elle part. Il note la date, et vous rappellera la suite si le paiement n’arrive pas.

16 h 30 : préparer un appel de prospection

Demain matin, vous appelez un prospect qu’on vous a recommandé. L’assistant vous prépare une page : ce que fait son entreprise, d’après son site et ses publications publiques, ce qu’il a écrit dans son premier message, les trois questions à lui poser et l’offre qui pourrait lui correspondre.

Vous arriverez à l’appel en ayant fait vos devoirs. C’est souvent ce qui fait la différence entre un appel courtois et une proposition signée.

17 h 30 : les relances et la liste de demain

Vous tapez « relances ». L’assistant repère les clients qui n’ont pas répondu, les devis qui attendent, le prospect silencieux depuis une semaine, la facture de vendredi. Pour chacun, un message prêt, dans votre ton. Vous en validez quatre, vous en reportez un.

Puis il écrit dans la liste de ce qui attend ce qui reste pour demain. Demain matin, au point du matin, rien ne sera oublié. Et le vendredi, une seule commande vous donne la revue de votre semaine : ce qui a été fait, ce qui attend, ce qui risque de passer entre les mailles.

Ce qu’il n’a pas fait de la journée

Il n’a rien envoyé sans votre accord. Il n’a rien supprimé. Il n’a rien publié. Il n’a pas touché à votre compte bancaire, et il ne connaît aucun de vos mots de passe : vous les saisissez vous-même.

Ces gestes restent les vôtres, et il est réglé pour ne pas pouvoir les faire seul : ce n’est pas une promesse, c’est un verrou. C’est ce qui permet de lui confier vos emails et vos clients sans arrière-pensée. Avant de modifier un fichier important ou de faire un geste de masse, il en garde une copie datée : on peut toujours revenir en arrière.

Ce que ça demande de votre côté

Un assistant IA n’est pas magique. Pour que cette journée existe, trois choses sont nécessaires.

Le décrire une fois. Vos tarifs, vos modèles de devis et de factures, votre ton, vos règles. C’est le travail de l’installation : un questionnaire d’un quart d’heure, puis une séance ensemble.

Valider. Vous restez la personne qui dit oui. Cela prend quelques secondes par message, mais cela ne disparaît pas, et c’est voulu.

Faire grandir ses commandes. On commence par trois tâches. Quand une nouvelle tâche revient trois fois, elle devient une commande de plus.

Les limites, dites franchement

• Il se trompe parfois. Un chiffre qui commande une décision se vérifie : un assistant bien réglé dit d’où vient chaque chiffre, s’il l’a lu, calculé ou estimé.
• Il vit sur votre ordinateur. Il travaille quand l’ordinateur est allumé.
• Il ne remplace pas votre expert-comptable ni votre avocat. Il prépare leurs dossiers, eux valident.
• Il a un coût : l’abonnement à l’IA, à votre nom, en plus de l’installation.

Et chez vous ?

Chaque métier a sa journée. Pour un coach, elle tourne autour des séances : nous l’avons détaillée dans ce que l’IA peut prendre sur la semaine d’un coach. Si vous utilisez déjà ChatGPT et vous demandez ce qu’un assistant installé change, lisez IA en ligne ou assistant installé chez vous.

Le principe reste le même : les trois tâches que vous refaites le plus souvent deviennent trois commandes, un mot chacune. Décrivez-moi les vôtres en trois lignes : je vous réponds sous 24 h.